Nos termos do §4º do art. 161 da Lei nº 8.112/1990, em caso de o servidor ser encontrado, mas se recusar a assinar a notificação, a comissão deve consignar o incidente em termo e coletar dois testemunhos, preferencialmente estranhos ao trio processante.
Destaque-se que, a rigor da literalidade da Lei nº 8.112/1990, não se exige que essas testemunhas sejam servidores; mas, por óbvio, podendo sê-lo é melhor, em razão da fé pública que agregam.
Considera-se o servidor notificado como acusado a partir da data do incidente, consignada no termo.